Dokumentu vadības sistēmas izvēli ir vieglāk sākt ar vienu ikdienas procesu: kā uzņēmumā tiek saņemts, pārbaudīts un apstiprināts dokuments. Ja demonstrācijā varat izsekot šim procesam no sākuma līdz beigām, piedāvājumus būs vieglāk salīdzināt nekā pēc gara funkciju saraksta.
Uzņēmuma vadītājam vai biroja administratoram, kurš vēlas sakārtot rēķinu, līgumu un iekšējo dokumentu apriti un sagatavoties sarunai ar DVS piegādātāju.
1. Aprakstiet vienu dokumenta ceļu
Izvēlieties bieži sastopamu dokumentu, piemēram, saņemtu rēķinu. Pierakstiet, kurš to saņem, kā pārbauda, kam nosūta saskaņošanai un kur glabā gala versiju. Atzīmējiet arī izņēmumus: ko dara, ja atbildīgais nav darbā, ja dokuments jālabo vai ja apstiprinājums kavējas.
Rezultātam jābūt saprotamai darbību secībai. Piemēram: biroja administrators reģistrē rēķinu, projekta vadītājs pārbauda tā saturu, atbildīgā persona apstiprina turpmāko apstrādi. Precīzās lomas nosaka pats uzņēmums.
2. Pārbaudiet funkcijas savā piemērā
| Vajadzība | Ko lūgt parādīt demonstrācijā |
|---|---|
| Dokumenta atrašana | Meklēšanu pēc numura, nosaukuma, tipa un statusa. |
| Saskaņošana | Atbildīgā norādīšanu un izskatīšanas pieprasījumu. |
| Pārskatāma vēsture | Kur redzams, kas ar dokumentu darīts un kad. |
| Piekļuve | Kā atšķiras darbinieka un vadītāja pieejamā informācija. |
| Saistītie dati | Dokumenta sasaisti ar klientu vai projektu, ja tas nepieciešams. |
Dokumenta saskaņošana un elektroniska parakstīšana ir atsevišķi procesa soļi. Pirms izvēles noskaidrojiet, kuriem dokumentiem Jūsu procesā vajadzīgs paraksts un kuriem — iekšējs apstiprinājums. Demonstrācijā lūdziet parādīt tieši vajadzīgo darbību.
3. Salīdziniet pilnu piedāvājumu
Ar mēneša cenu vien nepietiek, lai saprastu ieviešanas apjomu. Piedāvājumā atsevišķi noskaidrojiet lietotāju paku, glabāšanas vietu, datu pārnešanu, apmācības, pielāgojumus un atbalstu. Pajautājiet, kā mainās izmaksas, ja lietotāju vai dokumentu kļūst vairāk.
Springy DVS nomas cena sākas no 65 € mēnesī bez PVN par paku līdz 10 darbiniekiem ar 2 GB datu glabāšanai. Divpadsmit mēnešu abonēšanas aprēķins šai pakai ir 780 € bez PVN. Tas nav pilnas ieviešanas izmaksu solījums: papildu darbu apjomu precizē piedāvājumā. Apskatiet visas Springy DVS cenu pakas.
4. Sagatavojiet datus un atbildīgos ieviešanai
Nosakiet cilvēku, kurš uzņēmumā pieņem lēmumus par dokumentu apriti. Sagatavojiet dokumentu tipu sarakstu, lietotājus un lomas, pašreizējos reģistrus un anonimizētus dokumentu piemērus. Atsevišķi vienojieties, vai jāpārnes vēsturiskie dati vai darbs jaunajā sistēmā sāksies no noteikta datuma.
Springy tipiskais ieviešanas termiņš ir aptuveni viens mēnesis. Konkrēto grafiku saskaņo pēc vajadzību un darbu apjoma precizēšanas. Nomas klientu dati tiek glabāti SpringBoard serverī; pieejama arī licence uz klienta servera.
5. Vienojieties par darba sākšanas pārbaudi
Pirms pārejas pārbaudiet vienu pilnu dokumenta procesu ar izvēlētajiem lietotājiem. Vai dokumentu var atrast? Vai pieprasījumu saņem pareizais cilvēks? Vai atļaujas atbilst lomām? Vai darbinieks zina, kur meklēt palīdzību?
Sarunā ar piegādātāju precizējiet rezerves kopiju kārtību, datu eksporta iespējas, atbalsta saņemšanu un sistēmas uzturēšanas nosacījumus. Šīs atbildes palīdz novērtēt risinājuma piemērotību arī pēc sākotnējās ieviešanas.
Ko sagatavot DVS demonstrācijai?
- Aptuveno lietotāju skaitu un dokumentu apjomu.
- Vienu dokumenta aprites piemēru un tā sarežģītāko soli.
- Pašreizējo rīku sarakstu un nepieciešamās sasaistes.
- Vēlamo darba sākšanas laiku un jautājumus par datu pārnešanu.
Apskatiet savu dokumentu aprites scenāriju
Springy DVS demonstrācijā varam izskatīt dokumenta reģistrēšanu, saskaņošanu un darbību vēsturi.
